José, assistente de administração, recém aprovado no concurso,...

José, assistente de administração, recém aprovado no concurso, foi lotado no departamento responsável pela gestão administrativa. sua chefe francisca, chamou para uma conversa e afirmou: "josé, você é um servidor com "sangue novo", precisamos organizar a documentação da secretaria, por isso, estou indicando você chefiar a equipe responsável para construir um sistema de organização dos arquivos. josé muito feliz pela confiança afirmou: "pode deixar chefe falei o máximo para efetivar a gestão de documentos no nosso ambiente de trabalho".
então, motivado pelo desafio, josé começa a conhecer a estrutura organizacional e andar pelos setores de trabalho, verificando os documentos produzidos, os tipos de suporte, quais espécies e tipos documentais. observou, também, que muitos documentos estão "jogados" e muitos não tem relação com a atividade do órgão.
impressionado pelo descaso com a documentação resolve realizar uma ação afirmativa e desenvolver um instrumento de gestão documental para determinar o ciclo de vida dos documentos e apresentar uma solução para sua chefia.

você no lugar de josé, qual solução daria ao caso (elabore um texto dissertativo entre 20 a 30 linhas)